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金融商品取引業者に求められる顧客管理
■顧客情報管理は金融商品取引業務の基礎

顧客に関する情報は、金融商品取引業務の基礎であり、顧客情報の適切な管理が確保されることがとても重要です。

特に、個人の顧客情報については、個人情報保護法、金融商品取引法、内閣府令、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン、安全管理措置等についての実務指針の規定に基づいた管理が求められますので注意が必要です。

また、金融商品取引業者は、M&Aや破産などの法人関係情報を入手し得る立場にあることから、法人関係情報の管理とインサイダー取引等の不公正な取引の防止を未然に防止する義務があります。

■個人情報とは

顧客情報の中で特に注意すべき「個人情報」とは、どのように定義されているのでしょうか。

定義は「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」に下記のように定義されています。

「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)をいう。

「個人に関する情報」とは、氏名、性別、生年月日、住所、年齢、職業、続柄等の事実に関する情報に限られず、個人の身体、財産、職種、肩書等の属性に関する判断や評価を表すすべての情報を指し、公刊物等によって公にされている情報や、映像、音声による情報も含まれる。これら「個人に関する情報」が、氏名等と相まって「特定の個人を識別することができる」ことになれば、それが「個人情報」となる。

なお、生存しない個人に関する情報が、同時に、遺族等の生存する個人に関する情報に当たる場合には、当該生存する個人に関する情報となる。

また、企業名等、法人その他の団体に関する情報は、基本的に「個人情報」には該当しないが、役員の氏名などの個人に関する情報が含まれる場合には、その部分については、「個人情報」に該当する。

さらに、「個人」には外国人も当然に含まれる。

■管理方法@ 内部管理態勢の整備

監督指針によると、顧客情報の管理体制には、まず管理を行う組織体制の確立が必要とあります。

投資助言・代理業以外の第一種金融商品取引業者、第二種金融商品取引業者、投資運用業者には、業務運営を適切に行うための組織体制が義務づけられており、顧客情報の管理においても各部門におけるけん制体制を含めた組織体制の構築が必要となります。

また、組織として管理していく以上、社内規程を策定し、管理する部門に権限を与え、またどのように管理していくかを明確にする必要があります。

■管理方法A 取扱基準の整備

社内規程を含めた組織体制を確立した後は、各情報をどのように取扱うかの具体的な基準を整備していきます。

また取扱基準を含めた顧客情報の管理方法を社内研修などを実施し、役職員に周知徹底させる必要もあります。

■管理方法B アクセス管理の徹底

顧客情報は金融商品取引業の基礎となるほど重要です。ですから誰でも簡単にアクセスできる状態というのは非常に危険です。

監督指針においても、内部関係者による顧客等に関する情報の持ち出しの防止に係る対策、外部からの不正アクセスの防御等情報管理システムの堅牢化などの対策を行うよう記載がされています。

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